Een aantal tips voor het organiseren van een evenement

Vertel je publiek over het evenement

Onderschat niet de tijd die nodig is voor de succesvolle promotie van een evenement. Het type evenement, de doelgroep, interne resources en het budget bepalen allemaal uw marketingaanpak. Bij het kiezen van de  mediapartners die zich richten op het adverteren van het evenement naar de goede doelgroep. Het is beter om een paar partners te nemen, maar gerichte, in plaats van te praten over het evenement en te vertrouwen op mond-op-mond reclame. Het is ook belangrijk om één belangrijke boodschap te creëren die op alle kanalen wordt uitgezonden. Zorg ervoor dat het kort is en dat het nauwkeurig het idee van het evenement overbrengt aan het publiek.

Doe 24 uur voor het evenement een laatste controle

Zorg ervoor dat de deelnemers zijn geïnformeerd over hoe ze bij de locatie kunnen komen, alle belangrijke gasten zijn uitgenodigd, de gedrukte materialen, audio- en video-inhoud zijn voorbereid en er genoeg toiletpapier in de wc’s zijn. Controleer of iedereen zijn of haar taken en verantwoordelijkheden begrijpt en of de ruimte klaar is. Hiervoor kan je een checklist opstellen. Voor de controle voorbereiding op de dag van het evenement kan een soortgelijke checklist worden opgesteld: of alles op zijn plaats is, werkt en op tijd wordt gedaan. Zorg ervoor dat je het evenementenprogramma uitprint, laat elk lid van het team en de vrijwilligers een kopie hebben. Geef bovendien iedereen het belangrijkste telefoonnummer voor communicatie met elkaar in geval van nood.

Vraag om feedback

Je zult waarschijnlijk moe en gelukkig zijn na het evenement, maar het zal moeilijk zijn voor je om een objectieve beoordeling te geven van hoe het allemaal ging. Daarom is het handig om te vragen of de deelnemers een evaluatieformulier willen invullen aan het einde van het evenement of een online formulier wanneer ze thuis komen. Vraag hen om verschillende aspecten van het evenement te beoordelen: logistiek, sprekers, locaties en het werk van de organisatoren. Deze informatie zal je helpen om fouten in de toekomst te voorkomen en de kwaliteit van de evenementen te verbeteren. Ontvang indien mogelijk feedback via sociale netwerken of neem video recensies op aan het einde van een evenement. Dit is handig als het evenement opnieuw wordt gehouden.

Welk evenement je ook organiseert, wees optimistisch en wees niet bang voor verrassingen en je evenement wordt een succes! 

Bron: disposablediscounter.nl